发货更新分四个节点写，不要只发一句“已发货”

发货前：确认准备状态，不是确认离港

生产完成、舱位确认后发这条。写计划发货日、承运人或货代、正在准备的单据。

列出买方必须在装运前提供的东西：箱唛、进口商信息或授权书。给出截止时间。

• 计划发货日与截关时间。
• 承运人或货代及订舱号。
• 正在准备的单据。
• 买方需提供的资料与截止时间。

装运后：给出可查询的标识

集装箱或包裹离港后，发提单号、箱号、承运人、船名或航班，以及预计到达日。买方还没收到商业发票与装箱单时，一并附上。

同时说明还缺什么。正本提单未放行时，写清预计放行时间。买方的清关安排往往取决于这份单据。

1. 确认实际离港日，不是订舱日。
2. 第一行写运单号或提单号。
3. 写明预计到达与目的港或机场。
4. 列出已发单据与待发单据。

到港前：让买方提前准备

到港前一周发一条简短提醒，包含预计到达、目的码头、清关所需单据。有目的港代理时，附上代理联系方式。

这也是重复说明目的港费用归属的时机。到港后才出现的意外费用，比现在一条清楚的消息贵得多。

清关或承运人报告异常时

一条消息写清问题、需要对方做的动作与截止时间。写明是哪个部门或代理提出的，并引用编号。

不要猜原因。不清楚为什么被扣柜，就说你正在核实，并给出下一次更新的时间。

• 谁提出的问题、引用哪个编号。
• 对方被要求做的具体动作。
• 截止时间与错过的后果。
• 下一次更新的时间。

模板与翻译帮不上的地方

发货更新的质量取决于背后的数据。货代还没确认船期时，不要写确定的预计到达。翻译过的猜测仍然是猜测。

乘风WA助手可以翻译更新内容，并让单号保持原样，但它不读取货代系统，也不发送消息。发送前逐个数字对照原始单据。

清关规则与延误责任取决于合同与目的国法规。本文只讲消息结构，不构成贸易合规建议。